POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

ET DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Cabinet Cartier MTC — Version du 4 septembre 2026

1. Responsable du traitement

Cabinet Cartier MTC, EURL immatriculée au RCS d’Aix-en-Provence sous le numéro 107 033 888

7 rue Agathe, 13510 Éguilles

E-mail : contact@cabinetcartiermtc.com

Téléphone : 06 09 67 45 79

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits : administrationjuridique@cabinetcartiermtc.com.

2. Données traitées

Selon votre relation avec le cabinet, peuvent être traitées : données d’identité et de contact ; données nécessaires à l’organisation et à l’historique des rendez-vous ; données administratives, contractuelles, de consentement, de facturation et de paiement ; échanges avec le cabinet ; et, lorsque cela est nécessaire à la réalisation et au suivi des séances, certaines informations relatives à la santé ou à la situation de la personne.

Le questionnaire préalable est réalisé via Tally. Calendly est utilisé pour la gestion des rendez-vous et n’a pas vocation à recueillir les informations détaillées relatives à l’état de santé.

Lorsque cela est utile au suivi, des photographies de la langue ou de certaines zones du corps peuvent être réalisées. Elles ne sont pas utilisées à des fins de communication ou de publication sans autorisation distincte.

3. Finalités

Les données sont traitées pour organiser les rendez-vous ; préparer, réaliser et assurer le suivi des séances ; répondre aux demandes ; assurer la gestion administrative et la relation client ; conserver les consentements ; établir les factures et tenir la comptabilité ; préparer et organiser, lorsque demandé, l’expédition de produits de pharmacopée ; assurer la sécurité des personnes, des biens et des systèmes ; gérer l’exercice des droits ; et respecter les obligations légales applicables.

4. Bases juridiques

Selon le traitement concerné, le cabinet s’appuie sur l’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles, le respect d’obligations légales, l’intérêt légitime ou le consentement lorsque celui-ci constitue le fondement approprié.

Les données relevant des catégories particulières au sens de l’article 9 du RGPD, notamment certaines données relatives à la santé, ne sont traitées que lorsqu’une condition prévue par l’article 9 permet leur traitement. Le fondement exact applicable aux traitements de données de santé du cabinet est documenté dans son registre interne de conformité.

5. Accès et destinataires

Les accès sont attribués selon les fonctions et le besoin d’en connaître. Les informations détaillées de suivi sont réservées au praticien. La responsable administrative et juridique accède aux informations nécessaires à ses fonctions administratives et est soumise à une obligation de confidentialité.

Selon les opérations concernées, des données strictement nécessaires peuvent être traitées ou reçues par Calendly, Tally, Google/Drive, Apple/iCloud, IONOS, LegalPlace Pro, l’expert-comptable, Calebasse et les prestataires techniques ou de communication intervenant pour le cabinet. Le dossier détaillé de suivi n’est pas communiqué aux prestataires administratifs ou marketing.

6. Durées de conservation

Le cabinet applique une politique de conservation différenciée selon la nature et la finalité des données :

• Dossier détaillé de suivi dans Obsidian et données de santé nécessaires au suivi : conservés en base active pendant la relation avec le client. À compter de la dernière séance ou du dernier acte de suivi, les seules données nécessaires à la preuve, à la défense des droits du cabinet ou à la gestion d’un éventuel contentieux sont archivées pendant 5 ans, puis supprimées ou anonymisées, sauf litige en cours ou obligation légale imposant une durée différente. Ce délai de 5 ans constitue le choix documenté du cabinet par référence au délai de prescription civile de droit commun ; il ne s’agit pas de la durée de 20 ans applicable/recommandée dans certains cadres médicaux, que le cabinet n’applique pas automatiquement à son activité.

• Questionnaire Tally et copies reçues par e-mail : conservés uniquement pendant le temps nécessaire à la préparation et au suivi initial. Les informations utiles sont intégrées au dossier de référence. Les copies redondantes sont supprimées au plus tard 12 mois après la dernière séance, sauf nécessité particulière documentée.

• E-mails, SMS, WhatsApp Business, Messenger et Instagram contenant des informations relatives au suivi : les informations utiles sont intégrées au dossier de référence ; les échanges redondants sont supprimés au plus tard 12 mois après la dernière séance ou le dernier échange utile, sauf nécessité particulière documentée.

• Photographies réalisées pour le suivi : intégrées au dossier de référence lorsqu’elles sont nécessaires ; la copie présente dans la photothèque de l’iPhone et dans « Supprimés récemment » est supprimée après transfert et vérification. La copie intégrée au dossier suit ensuite la durée du dossier de suivi.

• Données de rendez-vous et coordonnées nécessaires à la gestion de la relation client : pendant la relation active, puis suppression ou archivage limité aux données nécessaires pendant 5 ans lorsqu’elles sont utiles à la preuve d’un droit ou d’un contrat.

• Consentements signés : pendant la relation avec le client, puis archivage pendant 5 ans à compter de la dernière séance afin de permettre la preuve du consentement et la défense des droits du cabinet, sauf contentieux en cours.

• Factures, documents comptables et pièces justificatives : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné, conformément à l’article L. 123-22 du Code de commerce.

• Données utilisées à des fins de prospection concernant un client : pendant la relation commerciale puis 3 ans à compter de la fin de celle-ci ou du dernier contact émanant du client. Données d’un prospect non client : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

• Données nécessaires à la prise en compte d’une opposition à la prospection : conservées au minimum 3 ans afin de respecter durablement cette opposition.

• Images de vidéoprotection : 7 jours, sous réserve de la durée. Lorsqu’un incident le justifie, les images pertinentes peuvent être extraites avant effacement et conservées pendant la durée de la procédure concernée. La durée autorisée ne peut en tout état de cause excéder un mois.

À l’expiration de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées ou, lorsqu’un texte ou un contentieux le justifie, placées en archivage intermédiaire avec accès restreint.

7. Sécurité

Le cabinet met en œuvre des mesures adaptées aux risques : limitation et séparation des accès, mots de passe, authentification renforcée lorsque disponible, chiffrement des appareils compatibles, verrouillage automatique, sauvegardes, séparation entre données administratives et dossier détaillé de suivi, et procédures de gestion des incidents. Ces mesures sont réévaluées régulièrement.

8. Vidéoprotection

La salle d’attente peut être placée sous vidéoprotection pour la sécurité des personnes et des biens. Aucun son n’est enregistré. L’accès aux images est réservé aux personnes habilitées. Lorsque l’enregistrement est activé, la durée prévue est de 7 jours, sous réserve de l’autorisation préfectorale applicable. Une information spécifique est affichée avant l’entrée dans la zone filmée.

9. Cookies

Le site cabinetcartiermtc.com peut utiliser des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement. Tout traceur non strictement nécessaire soumis au consentement ne doit être déposé qu’après le recueil du choix de l’utilisateur. La configuration technique du site et des éventuels traceurs est réévaluée périodiquement.

10. Transferts hors Espace économique européen

Certains prestataires numériques peuvent appartenir à des groupes internationaux ou recourir à des sous-traitants situés hors de l’Espace économique européen. Lorsque de tels transferts existent, ils doivent reposer sur un mécanisme reconnu par le RGPD, notamment une décision d’adéquation ou des garanties appropriées. Les garanties applicables peuvent être demandées au cabinet.

11. Vos droits

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez disposer de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer vos droits : administrationjuridique@cabinetcartiermtc.com.

Une pièce d’identité n’est pas exigée systématiquement. Des informations complémentaires peuvent être demandées en cas de doute raisonnable sur l’identité. Le cabinet répond dans les délais prévus par le RGPD.

12. Réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.

13. Mise à jour

La présente politique peut évoluer pour tenir compte des modifications de l’activité, des outils utilisés ou du cadre juridique. La date de mise à jour figure en tête du document.